TCO es un conjunto de conceptos y herramientas que ayudan a los managers de IT en el proceso de toma de decisiones y en la gerencia de proyectos. Es utilizado como variable en la ecuación de “generación de valor de negocios” para llevar a cabo una justificación de proyectos de inversión en tecnología de la información. El doble análisis de costos y beneficios brinda la oportunidad a las compañías de evaluar el comportamiento de los diferentes factores que impactan en el desarrollo e implementación de las estrategias involucradas en sus procesos de negocio y de productividad.
El nuevo modelo de TCO desarrollado pro Gartner Group[1] especialista mundial en el tema, fue desarrollado para ayudar a las organizaciones a entender mejor el modelo de distribución de costos y a comprender, agrupar y organizar los diversos costos inherentes a cualquier sistema de información al llevar a cabo un proceso de valoración y análisis de los múltiples factores que intervienen sobre los sistemas distribuidos. TCO es un modelo que ayuda a comprender con mayor claridad las variables de costos involucradas a lo largo del ciclo asociado al proceso de adquisición, propiedad, uso, manejo, mantenimiento soporte y administración de una solución de TI. El modelo resultante de este desarrollo ayuda a las compañías a especificar: Cuáles son los factores causantes del costo asociado al uso de la plataforma de tecnología de información y su distribución proyectada por categorías. En donde pueden ser reducidos costos dentro de una organización y cuál es el impacto que causan.
DEXON Y LAS TCO
Es muy importante entender, en este punto, el principio fundamental de la valoración: “lo que no puede ser medido, no puede ser susceptible a mejora” Para lograr una meta optima, un resultado verificable, se requiere una enfocada combinación de factores contribuyentes, tales como: el conocimiento de la especificación detallada de costos asociados a una inversión, capacidad de valoración de dichos costos, la definición de adecuadas políticas tecnológicas, continuo trabajo de mejoramiento de mejoramiento tanto del personal como de las soluciones que desarrollan los procesos y procedimientos y sobre todo ayudan a la medición de los mismos.
El manejo y la administración de proyectos donde se considera el riesgo como factor e impacto altamente crítico es esencial. Realizar un análisis de reducción de costos TCO es inherentemente riesgoso, dado que dentro de él se encuentran la identificación y concientización sobre los diferentes costos involucrados en la adquisición, uso, manejo, administración y soporte de la tecnología informática operativa, que muchas veces no han sido considerados y algunos ni siquiera reconocidos por la empresa. Es aquí donde Dexon Software aparece para ayudar a las organizaciones en la obtención de datos para el análisis de reducción de costos TCO, y se constituyen en pieza que se acomoda perfecto para que la empresa logre realizar un manejo efectivo y proactivo de recursos y gestione indicadores y mediciones que las ayuden a la tomar decisiones basadas en TCO.
Hay siete componentes clave del costo que contribuyen a la TCO:
1. Hardware – la compra de equipos informáticos del usuario.
2. Software – la compra o licencia de software para cada usuario.
3. Instalación y configuración – costo incurrido para instalar y configurar los equipos y programas informáticos.
4. Formación – gastos efectuados para proporcionar capacitación a los usuarios, incluyendo una porción de tiempo que el usuario ha pasado en la formación.
5. Soporte técnico – los costos incurridos por los contratos de soporte del proveedor, Sistemas de Información áreas de apoyo del Departamento de la DSI Help Desk.
6. Mantenimiento – los costos para mejorar el equipo informático del usuario, los contratos de mantenimiento de proveedores, suministros, gastos de recuperación de desastres.
7. Infraestructura – los costos para adquirir, mantener y apoyar el medio ambiente red de área local y el equipo especializado compartida por el personal del departamento de IT
En el último reporte emitido por Gartner Group sobre las mejores prácticas en el uso de las TCO y cómo mejorarlas se ve un listado de tecnologías aplicadas y los beneficios que la aplicación de estas traería para el uso de TCO. El portafolio de productos Dexon Software se ajusta a este listado y acomoda sus productos en cada uno de los ítems de la lista Gartner.
Con esta visualización y un análisis de TCO completo puede ayudar a las empresas a tener una mejor comprensión de los verdaderos costos del ciclo de vida involucrado en una decisión potencial. Por ejemplo, puede ayudar a los administradores para evitar precipitarse en un acuerdo que a primera vista parece representar una buena relación sobre la base de un bajo costo de adquisición, cuando el análisis de los costos operacionales de desarrollo y que podría pintar un cuadro muy diferente, al no traer beneficios reales de operación.
Best Practices List (Cómo mejorar el TCO)
ASSTE INVENTORY
Beneficio: Los inventarios no automáticos que representan el 20% en promedio de gastos, inventarios inexactos, malas declaraciones en los datos contables, aumento de las pérdidas por robo, mal reparto de los activos y la incorrecta información sobre los activos de TI. En el uso de inventario de activos, estos problemas pueden ser reducidos o eliminados. Además, hasta el 50% de cada llamada mesa de ayuda se destina a la comprensión de la configuración de hardware y de software. Facilitar el acceso a los datos de inventario ayuda al personal de soporte mesa de ayuda a reducir el tiempo de llamada y su solución.
Producto Dexon: Dexon Inventory manager – Dexon Assets management Dexon Inventory Manager permite el levantamiento automático de inventarios de forma programa o por demanda, recopila toda la información de Hw y Sw y la integra a la mesa de ayuda. Dexon Assets Management le permite gestionar todo el ciclo de los activos de inventario, desde su compra hasta su eliminación , gestiona inform ación de facturas, contratos y garantías e integra toda esta información con la mesa de ayuda
CENTRALIZED NETWORK MANAGEMENT AND DESKTOP
Beneficio: Mediante la consolidación de las llamadas a una ubicación central la reducción de costos de gran escala puede ser alcanzado. Los problemas radican en la centralización del seguimiento a los problemas comunes que se identifican y que pueden ser pro-activamente eliminados. Combinado con un sistema de inventario que puede mostrar las configuraciones del sistema que tiene problemas y una capacidad de control remoto de escritorio, la mesa de ayuda puede ser mejorada significativamente, la reducción de la duración de las llamadas por el 50-70%, y reducir la frecuencia de llamada
Producto Dexon: Dexon Service Desk Director – Dexon Remote Control. Dexon Service Desk Director proporciona un único punto de gestión para la administración de incidentes, problemas, cambios y configuraciones, con funcionalidades de Escalamientos, SLA`s o Acuerdos de Servicio, categorizaciones, prioridades, alarmas entre muchas otras. Dexon Remote Control le permite tomar control de forma Remota a los computadores de escritorio para agilizar las labores de soporte de la mesa de ayuda.
SCALABLE ARCHITECTURE
Beneficio: Los negocios están cambiando continuamente y la competencia aumenta continuamente. Como resultado, la organización a la gestión de hoy no es la misma que hace un año. Es vital, a fin de reducir el costo de mantener el ritmo del cambio, que se desarrolla una arquitectura que proporciona la escalabilidad y la flexibilidad para satisfacer las necesidades empresariales en constante cambio. Re-ingeniería de la infraestructura de forma continua es costoso. Seleccione una arquitectura escalable para reducir los costos del cambio global
Producto Dexon: Dexon- Dexon provee una arquitectura escalable lo que le permite tener la capacidad de incrementar el rendimiento sin que tenga que rediseñarse y simplemente aprovechando el hardware adicional que se le apronte
COMPONENT APPLICATION SOFTWARE
Beneficio: Similar a una arquitectura escalable, es importante crear un entorno de desarrollo de aplicaciones escalables, uno que rápidamente pueden entregar los productos iniciales, la construcción para satisfacer las crecientes necesidades de negocio, y lo suficientemente flexible como para satisfacer las cambiantes necesidades empresariales.
Producto Dexon: Dexon- Así mismo Dexon cuenta con un desarrollo de cada una de sus aplicaciones o módulos que permite su escalabilidad según sea la necesidad
POLICY-BASED MANAGEMENT
Beneficio: La mayoría de las organizaciones usan copia de seguridad de su servidor de datos, pero no la información del cliente de copia de seguridad, y rara vez están preparados para asegurar funcionamiento continuo o planes de recuperación en caso de un desastre. Un buen plan de recuperación de desastres incluye la prueba de las políticas de protección de datos, formación de equipos de emergencia y preparación del sitio alternativo y procedimientos.
Producto Dexon Dexon Content Guardian – Dexon Content Guardian le permite le permitirá realizar los Backup´s que necesite sobre las maquinas de los usuarios de su compañía o las estaciones de trabajo que lo requieran. Esto le permitirá de formaautomática controlar y administrar los archivos más importantes que aseguran el funcionamiento normal de sus actividades tecnológicas, actuando como seguro ante cualquier imprevisto, accidentes, mal uso o fraude tecnológico.
El TCO está relacionado con la calidad de lo producen las organizaciones. El TCO cambia de acuerdo con el nivel particular de calidad. La tecnología y las capacidades se deben considerar junto con requerimientos de funcionalidad y eficiencia específico. Entre mayor es la complejidad del hardware y software, mayor es el costo asociado a mantenerla. Es decir, la adquisición, el desarrollo, el mantenimiento, el soporte al usuario, y los procesos de administración son más costosos en una organización cuando se tienen múltiples plataformas e hardware y software. El paso más importante hacia la reducción de costos es estandarizar la plataforma, la configuración de los sistemas, aplicaciones y procesos de administración.
[1] http://www.gartner.com/technology/home.jsp
