En el contexto de mejoramiento de procesos, BPM significa Business Process Management y constituye una de las tendencias en gestión, que permite de manera deliberada y colaborativa manejar sistemáticamente todos los procesos de negocio de una empresa.
Los beneficios de BPM para las organizaciones son extensos. Aporta visibilidad a los directivos sobre la dinámica de los procesos llevados de manera inconsciente por parte del equipo humano de las organizaciones y posibilita su modificación rápida a través de herramientas tecnológicas para acelerar la adopción del cambio en la forma de operar de las compañías.
El concepto de BPM
La decisión de mejorar los procesos de negocio como un camino para lograr mayor desempeño en los resultados de las compañías no es un tema nuevo. Desde principios de siglo se han venido abordando los procesos con diferentes metodologías con el fin de elevar los resultados financieros de las firmas. Sin embargo con el paso del tiempo estas iniciativas han abordado el problema de mejoramiento desde ópticas que no integran las variables que influyen directamente en los resultados de la actividad organizacional
BPM es el entendimiento, gestión e innovación de procesos bajo estándares internacionales, alineados con la estrategia de negocio para asegurar la efectividad del proceso y crear valor a la cadena productiva de la empresa y su sector. Constituye un nuevo paradigma para abordar procesos de mejoramiento que aumenta la eficiencia y facilita integración entre diferentes compañías. Se lleva a la práctica integrando la estrategia los procesos y la tecnología, la cual emplea estándares de modelamiento para permitir una comunicación fluida y con menor esfuerzo entre procesos de negocio y las compañías del sector
Dexon Workflow y BPM
Aunque Dexon Workflow Manager no es identificado como un sistema BPMS (Business Process Management System) en su definición, le permite desde su funcionalidad definir, implementar y mejorar procesos de negocio que cumplen con un grupo de características técnicas necesarias para aplicar el concepto de BPM. Le permite manejar el ciclo de vida del proceso a través de características funcionales y no funcionales que posibilitan definir, modelar, implementar y mejorar el proceso durante su operación.
Permitiéndole cumplir con algunos de los objetivos básicos de un sistema BPMS como:
- Generación, actualización y publicación de documentación de procesos.
- Simulación de procesos de negocio para evaluar su comportamiento en situaciones de carga exigidas en determinados momentos del proceso.
- Integración de información proveniente de otros sistemas de negocio.
- Automatización de procesos.
- Despliegue de aplicaciones que soportan el proceso en condiciones tales que no se requiere mayor conocimiento y experiencia de un usuario final.
- Análisis de procesos y comportamiento de la operación.
- Gestión de ciclo de generación publicación y consumo del conocimiento generado en la operación del proceso.
Dexon Software es consciente de los restos empresariales que cada día surgen y se constituyen en lo elementos imprescindibles para lograr el éxito. De ahí que sus productos hayan sido, y estén siendo desarrollados pensando en mejorar la eficiencia de los procesos de negocio en un ambiente de software centralizado, automatizado e integrado.
Una de las claves para lograr el entendimiento del negocio es a través del modelado de las actividades que soportan el objetivo de cualquier compañía. La automatización de los procesos reduce errores, asegurando que los mismos se comporten siempre de la misma manera y dando elementos que permitan visualizar el estado de los mismos.
Los motivos básicos que influyen en las organizaciones para implementar un modelo BPM se definen en los siguientes:
- Extensión de programas de calidad
- Cumplimiento de disposiciones legales.
- Creación y mejora de nuevos procesos.
- Comprensión de errores a través del entendimiento de sus procesos.
- Definición de SLA’s (Service Level Agreement)
- Automatización de procesos.
- Mantener la promesa de valor.
DEXON WORKFLOW MANAGER
Dexon Workflow manager le permite llegar de una manera centralizada al diseño y ejecución de sus procesos de negocio sin la necesidad de entrar en complicados diseños de bases de datos, programación de interfaces o conexiones con programas externos. Con Dexon Workflow Manager podrá crear formularios automáticos de ingreso de actividades propias de negocio, flujos de trabajo totalmente automatizados e integrados al centro de soporte, generación de reportes gerenciales totalmente intuitivos y automatizar en si todos los procesos de su compañía. Logrando de esta forma que cada compañía pueda redefinir y automatizar sus procesos de negocio simplificándolos, acortando su duración y reduciendo el número de errores.
Es por esto que Dexon Workflow Manager fusiona la definición de los procesos (componente normativo y de organización) con la mecanización de los mismos (sistemas de información). Logrando que el “proceso” y la “normativa” se integren y se soporten en el sistema de información. Dexon Workflow permite diversas configuraciones en donde cada compañía podrá ajustar sus procesos de negocio en una parametrización que incluya flujos rígidos o flujos en donde la comunicación entre todas las dependencias internas se comuniquen, llegando incluso a la integración con las labores especificas de soporte que garanticen la ejecución de procesos y su gestión.
Entre los elementos específicos que Dexon Workflow Manager estructura en su funcionalidad se cuentan, (Datos, personas, tareas, documentos, SLA’s, Indicadores claves de desempeño, colaboradores, implementación de las mejores prácticas entre otras)
Algunos procesos que puede automatizar con Dexon Workflow Manager son los siguientes:
- Gestión de calidad ISO: Producto rechazado, acción preventiva y correctiva, distribución de documentos, factores de evaluación, procesos internos, procesos de mejora, divulgación etc.
- Administrativo y contable: norma para proveedores, distribución de políticas, tareas de prevención y divulgación, asignación de recursos etc.
- Recursos humanos: solicitudes internas, reclutamiento y selección, consultas de información, entrega de documentación etc.
- Servicio a clientes: encuetas de satisfacción, solicitudes de soporte, quejas y sugerencias etc.
- Ventas: asignación de nuevas cuentas, identificación de oportunidades, cierre de negocios etc.
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Administración y verificación de proceso
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Los beneficios que trae el implementar Dexon Workflow Manager para soportar los procesos de negocio son:
o Reducción de plazos en los procesos de soporte al negocio La redefinición de fases, facilitando la elaboración de algunas de ellas en paralelo, la eliminación de tiempos muertos y la automatización de tareas, reducen drásticamente el tiempo global de ejecución de los procesos del negocio.
o Optimización de costos Mediante la modelización y la aportación de métricas, permite identificar tareas innecesarias a eliminar y cuantificar los procesos en términos de plazos y consumos de recursos, elementos ambos imprescindibles para avanzar en un proceso continuo de optimización de costes.
o Integridad y calidad de procesos La monitorización de los procesos asegura que estos se realicen conforme a los estándares definidos, asegurando la calidad e integridad de los mismos.
o Integración de terceras partes en los procesos La automatización de procesos, combinada con la accesibilidad derivada de las tecnologías web, permite a clientes, proveedores, organismos públicos…, terceras partes en general, participar en el proceso de forma automatizada, directa y eficiente, abriendo la organización en términos tanto de acceso a los procesos como de acceso a información.
o Consolidación de la información derivada de la gestión de los procesos Esta información aporta una perspectiva de dónde está y de cómo lo hacemos, complementariamente a los sistemas transaccionales, que aportan una perspectiva de qué hacemos. Toda esta información, normalizada en un repositorio corporativo, configurará la base del auténtico datawarehouse integral de la compañía.
Esta automatización de las actividades conjunta y centralizada asegura que los temporizadores que mueven las actividades y los documentos a lo largo de un determinado ritmo y la persona que los procesa en el orden correcto estén siempre sincronizados con el objetivo de negocio.
Este moderno concepto de Workflow está estrechamente relacionado con entornos colaborativos donde convergen usuarios de diferentes áreas con el fin de administrar la información, nuestro WorkFlow le permite a una organización agilizar la ejecución de los procesos internos pues facilita el flujo de información entre los responsables de las actividades, así como su seguimiento y control
Características:
El motor de procesos envía automáticamente notificaciones vía correo electrónico sobre tareas de usuarios dentro del proceso. Permite además documentar los procesos y controlar las versiones.
Layouts: Asistente para crear las interfaces de captura de datos o formularios de las actividades del proceso.
Parámetros de configuración: El entorno permitirá definir por medio de parámetros de configuración las reglas que deben cumplir los procesos definidos. Tiempo de ejecución de las actividades del proceso, responsables, condiciones de cumplimiento o finalización de las tareas y demás parámetros que aseguren la definición del flujo del proceso.
Organigrama: La empresa puede representar gráficamente la estructura organizacional; las tareas son enrutadas inteligentemente sobre la base de relaciones de reporte, roles o grupos de trabajo según sus requerimientos.
Simulación: Es posible probar completamente los diseños de los procesos en frío y ejecutar las actividades para evaluar el flujo o el balanceo de carga sobre los responsables.
Óptima Supervisión: consulta de tareas nuevas, retrasadas, urgentes o en proceso.
Flexibilidad: Se pueden modificar los procesos o crear nuevos de acuerdo con las condiciones siempre cambiantes.
Seguridad: Todos los procesos y datos residen en un servidor de base de datos, es decir está centrada en los datos, y no en los documentos (o formularios).
Permite además la generación de reportes e informes para:
· Reporte de instancias de procesos
· Reporte de actividades y su estado de cumplimiento
· Seguimiento a una instancia de proceso
